Pri práci v Tee-pee sme spravili prieskum a zistili zopár najčastejších problémov v evidencii. Niektoré z nich si možno ani neuvedomujeme, že sú vlastne chybami. Tu je prehľad, dôsledky a ako to robiť správne, opraviť alebo predísť:
1. Jednotky
- Oddiel neregistrovaných členov – formálne zapísaní, ale bez registrácie.
- Družina neregistrovaných členov – funguje len „na papieri“, chýba reálne jadro.
- Neaktívne družiny neukončené – dlhodobo bez činnosti, no v evidencii stále zapísané.
Dôsledky: Nepresné dáta a problémy pri Hodnotení kvality zborov a zníženie bodového hodnotenia.
Ako na to: Kontaktovať administrátora Tee-pee, viac info je v článku na skaut.sk, kde je k tejto téme článok, ktorý sa tomu bližšie venuje.
2. Členovia
- Dlho neskautujúci (nečlenovia) – v systéme stále vedení, aj keď už roky nefungujú.
Dôsledok: Neprehľadné dáta a navyše záznamy a to znamená pomalé načítanie stránok.
Ako na to: Kontaktovať administrátora Tee-pee, viac info je v článku na skaut.sk, kde je k tejto téme článok ktorý sa tomu bližšie venuje.
3. Nenahodený program
Chýbajúce programy ako výzvy odborky a voľné programové moduly či ocenenia a aj skautský sľub. Bez nich systém neukáže plný obraz o aktivitách a činnosti Slovenského skautingu.
Dôsledok: Nepravdivé dáta a vysoká nepresnosť majú za následok skreslené štatistiky. Kvôli skresleným štatistikám sa jednotlivým radám ťažko určuje komu a kde treba pomôcť.
Ako na to: Skontrolovať aspoň raz za mesiac/polrok či sú všetky aktivity nahodené do systému.
4. Funkcie a roly nie sú aktuálne
Roly ostávajú nastavené, aj keď sa zmení funkcia člena. V evidencii potom figuruje, že má práva alebo zodpovednosť, ktorú už v skutočnosti nemá.
Dôsledok: Nepravdivé údaje majú znova za následok skreslené štatistiky. Kvôli skresleným štatistikám sa jednotlivým radám opäť ťažko určuje komu a kde treba pomôcť.
Ako na to: Skontrolovať aspoň raz za polrok, či sú všetky roly a funkcie v systéme aktuálne.
5. Chaos v primárnom členstve
Niektorí členovia majú primárne členstvo v oddieloch, iní v družinách, ale bez jasného systému.
Dôsledok: Problémy s funkcionalitou systému pri presúvaní členov medzi jednotkami. Len to komplikuje prácu.
Ako na to: Primárne členstvo vždy v najnižšej jednotke, do ktorej dieťa reálne chodí. Ak je to dospelý a nemá jednotku do ktorej by chodil ako účastník môže mať primárne členstvo v oddiele.
6. Príliš malé družiny
Družiny s malým počtom členov, niekedy dokonca len jedným alebo s nečlenmi. Formálne existujú, ale reálne fungujú?
Ako na to: Zamyslieť sa, či daná družina je reálne fungujúca alebo ju treba spojiť s inou či iba odstrániť chybné dáta.
7. Chýbajúce kontakty
Niektorí členovia alebo funkcionári nemajú vyplnený email či telefón. Navyše, telefónne čísla sú zapisované rôzne – bez/s predvoľbou, s medzerami vždy inak, a ďalšie chyby.
Dôsledok: Nejednotnosť a predovšetkým komplikovaná komunikácia so zodpovednými osobami.
Ako na to: Skontrolovať či všetky osoby v systéme, ktoré majú funkcie a roly, či majú všetky potrebné kontaktné údaje aktuálne. Primárne e-mail a telefónne číslo. Odporúčaný tvar telefónneho čísla: +421 9xxxxxxxx
8. Meno oddielu a typ oddielu?
Objavili sme aj nesprávne názvy oddielov, ktoré nespĺňajú najmä Organizačný poriadok, konkrétne: kapitola 1. odsek III. bod 11. a 14. prípadné iný z bodov 10-15 v tej istej sekcii. Taktiež aj nesprávny typ oddielu na základe jeho vekového zloženia.
Dôsledok: Najmä nesprávne kategórie veku spôsobujú odchýlky v štatistikách pre rady a tiež sťažujú prácu.
Ako na to: Skontrolovať či všetky oddiely spĺňajú všetky body OP kapitola 1. odsek III. bod 10-15. Následne na zborovej rade prediskutovať potrebné zmeny v názvoch a číslach.
Autor: Šimon Matejíčka – Hammy /Správca Tee-pee/
